اشكالية الارشفة الاكترونية

مقالة لاستاذ سفيان بوحارت نشرتها من اجا المنفعة العامة




إن للأرشفة الإلكترونية مزايا و إيجابيات كثيرة من حيث السهولة و السرعة و استرجاع المساحات المكتبية وترشيد استخدام قاعات الحفظ كما أنها تساعد في نشر الوثائق إلكترونيا و تقاسمها على الشبكات المعلوماتية و غير ذلك من الإيجابيات مما أدى بجل المؤسسات و الإدارات إلى التهافت على اقتنائها ظنا منهم أنها الحل السحري الذي سيحل مشاكل الأرشفة نهائيا و لكن ماذا كانت النتيجة ؟


الكثير من المشاريع كانت فاشلة ولم تؤدي إلى النتائج المرجوة بل كانت النتائج عكسية حيث كان هناك عزوف عن الأنظمة الإلكتروني...و البعض منها أخذ وقتا طويلا و لاقى صعوبات ناهيك عن الكلفة الباهضة و ضرورة استمرار توفر الموازنات إلخ... و هي إشكالية عولجت كثيرا في عدة مقالات و مؤتمرات قد يطول النقاش فيها وقد تلخص في النقاط التالية:


القيمة القانونية للوثيقة الإلكترونية
التقادم السريع للأوعية و الأجهزة و البرامج
التغيير الجذري في أساليب العمل لدى المستخدمين
تكامل الأنظمة الإلكترونية
هشاشة الأوعية الإلكترونية
حاجز الأجهزة الإلكترونية بالنسبة للمستخدم

وما أردت التنبيه إليه هو أن الأرشفة الإلكترونية في مجال الأرشيف تختلف عن ما يقال عنها أرشفة إلكترونية في مجال المكتبات حيث أن الأرشفة في مجال الوثائق تحتاج من الأساس إلى نظام أرشيفي يدوي دقيق تكون بالنسبة إليه مكملة و ليست معوضة.
حيث أن العوامل الرئيسية لنجاح مشاريع الأرشفة الإلكترونية هي إيجاد أدوات عمل مثل نظام التصنيف و خطة الملفات و توحيد عناصر الميتاداتا وشموليتها و غير ذلك؛ و هذه الأدوات تتكامل في ظل نظام شامل من شأنه أن يعمل على ضبط الكميات الهائلة من الأرشيف الورقي و تحضيره ليكون قابلا للاستيعاب ضمن أنظمة الأرشفة الإلكترونية.

بناءا على ذلك، لا يمكن اعتبار عامل التراكم مشكلة تؤدي إلى حتمية إتلاف القديم و تعويضه بالحديث لأن الأرشيف يتميز عن المكتبات بميزة فريدة و هي أن الوثيقة تزيد قيمتها بالتقادم فلا يمكن إتلافها أو الاستغناء عنها إذا تقررأنها ذات قيمة من جراء عملية التقييم الأرشيفي.


فعلم الأرشيف يقرر أنه ليس من الضروري حفظ جميع الوثائق المنتجة بل هناك مراحل تمر بها هذه الأخيرة تتناقص من خلالها الكميات حسب القيمة الإدارية المتناقصة للوثائق و في الأخير لا يبقى على العموم إلا 10 بالمائة من الإنتاج الأصلي فبالتالي لا يشكل عامل الكمية و التراكم مشكلا إذا قامت المصالح و المؤسسات الأرشيفية بدورها بشكل متواصل في تقييم الأرشيف و فرزه و الإتلاف المدروس و العقلاني للنسخ المتكررة و المسودات غير الضرورية باحترام القوانين و التشريعات التي تنظم مجال الأرشيف و بالتالي يمكن تركيز الجهد على الكميات المتبقية بالشكل الذي يضمن حسن تنظيمها و حمايتها و إتاحتها في الشكل الورقي إن اقتضى الأمر ذلك أو باستخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية لتسريع عمليات البحث و الاسترجاع و تفادي تداول الأصول الثمينة و بالتالي المحافظة عليها أكثر


و هكذا يمكن القول أن للأرشفة الإلكترونية دور مكمل للأرشفة اليدوية و لا يستغنى عن هذه و لا عن تلك في الوقت الحالي و الواقع على الصعيد الدولي و في الدول المتقدمة يبين بوضوح كيف أن المؤسسات هتاك مازالت تعتمد على الأرشفة الورقية و إن اعتمدت الأرشفة الإلكترونية


شكرا لكم

مراكز الارشيف ودورها في نشر المعلومات

إن نشر المعلومات وتوزيعها وبثها هي خدمة فنية تقوم بها كل أنواع أنظمة المعلومات على اختلاف أهدافها ، وهذه الخدمة تمثل الحلقة الأخيرة في السلسلة الوثائقية ،وتهدف إلى وضع في متناول المستفيدين ،ووسائل عمل للاستفادة أحسن من مختلف المصادر الوثائقية التي تحصل عليها النظام ، واعل المعلومات الفنية التي يقوم بها الأرشيفي تشكل في مجموعها الوسيلة أو الوسائل المحققة لهذه الغاية.

تعريف مراكز الأرشيف:

مراكز الأرشيف هو المكان الذي تجمع فيه الوثائق المنتجة أو المحصل عليها ، مهما كانت الدعامة أو الحامل الذي هي محمولة عليه،ثم الحفظ وتعالج لتبليغ في نهاية الأمر للرواد والباحثين حسب شروط وإجراءات معينة وتقسم الأرصدة الأرشيفية إلى أقسام ثلاثة:

*الأرشيف العمر الأول :وهو الأرشيف الجاري

*الأرشيف العمر الوسيط:وهو الأرشيف شبه الجاري

*الأرشيف النهائي:وهو الأرشيف التاريخي وذو القيمة الثانوية

مهمة مراكز الأرشيف:

1/استلام المدفوعات والإيداعات

2/دراسة لتحديد ومعرفة نوع الوثائق المدفوعة

3/معالجة الفنية للوثائق

تقسيم الأرصدة الوثائقية المتواجدة بمراكز الأرشيف حسب طبيعة الوثائق:

-الوثائق المودعة في المراكز الوثائقية

-المراكز المتواجدة في أماكن الإنتاج

أهداف مراكز الأرشيف :تتعدد أهداف ونذكر منها:

*جمع وتسجيا الأرشيف

*القيام بالعمليات الفنية(فرز ، تصنيف،الدفع............)

مهام ودور الأرشيفي المتخصص:

*التعريف بالمجوعات الأرشيفية (تسهيل عملية الإطلاع للباحثين وذالك حسب قانون الإطلاع،تقديم معارض،ندوات)

*احترام الشهادات التي تدلي بها المجموعات الأرشيفية

*الحث احترام الأرشيف

السجلات ومشكل المصطلح

إن كلمة السجلات هي جمع لكلمة سجل و قد يتداولها المتخصصون في مجال إدارة الوثائق و في مجال نظم المعلومات حيث أن التكامل بين هذين المجالين صار حتميا و ما هي إلا ترجمة من الانجليزية لمفهوم الوثيق الرسمية التي تستخدم كدليل أو إثبات لعملية أو إجراء إداري ما، و لكن المشكلة في قبول هذا المصطلح عند الكثير من المتخصصين العرب هو التباس معناه مع السجل الذي هو عبارة عن كراسة رسمية يستخدم لتقييد أو بالأحرى تسجيل النشاطات أو المشاكل أو الأعمال أو الأشخاص أو غير ذلك ليكون بمثابة المرجع الرسمي للمتابعة أو الإثبات، و برفضهم لهذا المصطلح يثبتون مصطلح الوثائق أو الوثيقة و بعضهم يثبت مصطلح الأرشيف على اعتبار أن كل الوثائق التي تنشأ مآلها إلى الأرشفة الموقتة أو الدائمة.

و قد عرف السجل منذ القديم بمعنى التسجيل بل ورد ذكره في القرآن الكريم عدة مرات بمعنى تسجيل أعمال العباد و إعدادها ليوم الحساب و بناء على هذا رأيي أن معنى السجل عند الغرب الإنجليزي هو نفس معنى السجل عند العرب منذ القديم أي هو وسيلة الإثبات و الدليل.

ولكن الرافضون لهذا المصطلح يقررون أن الوثائق كذلك هي أداة إثبات و دليل حيث أنها تنتج في إطار قانوني رسمي يضفي عليها الطابع القانوني الرسمي و يخولها لتكون أداة إثبات.

في حين أن المتبنون لمفهوم السجلات يفصلون على النحو التالي : كل الوثائق تنشأ وثائق ما لم تعتمد بتوقيع رسمي، و بمجرد اعتمادها تصبح سجلا و قد بنوا هذا المفهوم على أساس الاستخدام ضمن الأنظمة الإلكترونية التي تعمل بشكل مغاير حسب صنف الوعاء المعلوماتي، فمادامت الوثيقة قيد التداول و خاضعة للتغيرات تعتبر وثيقة و تدار ضمن نظام إدارة الوثائق الإلكترونية و إذا اعتمدت و أصبحت نهائية تتحول إلى نظام إدارة السجلات الإلكترونية حيث تطبق عليها سياسات أخرى و إجراءت أخرى.

في اعتقادي أن المشكلة قد تجد حلا بواسطة ترجمة المصطلح إلى اللغة العربية باختيار المصطلح المكافئ الذي يتناسب مع اهتمامات المتخصصين من كلا الفريقين حيث أن الصواب الجزئي معهما جميعا، إذ أنني أشاطر الأرشيفيين في كون كل الوثائق مفيدة لإثبات الحقوق و الواجبات و تثبيت المسؤوليات و أوافق كذلك مستخدمي تكنولوجيا المعلومات في تصنيفهم للموارد المعلوماتية إلى وثائق و سجلات لتسهيل عمليات معالجتها.

نفس هذه المشكلة واجهت المتخصصين الناطقين باللغة الفرنسية حين أرادوا تبني المواصفة القياسية الدولية 15489 و قد ناقشوا المصطلح بإسهاب و هذا يدل على أن مشكل المصطلحات عويص و ينبغي تفادي الترجمات الحرفية. و في انتظار إيجاد الحل النهائي أقول أنه لا مشاحة في الاصطلاح إذا علم المعنى.

قاموس الارشيف

موضوع للاستاذ بجاجة من منتىد اليسير وهي عبارة عن محاولة لنشر المقالات المميزة لكبار الاخصائئين في علم الارشيف

مـقــدّمــة

قام الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف (عربيكا-ARBICA)، بنشر الصيغة العربية الثانية لقاموس المصطلحات الأرشيفية في عام 1995 (1) بعد الصيغة الأولى التي صدرت من قبل المجلس الدولي للأرشيف في سنة 1990 (2). ويحتوي على 314 مصطلح باللغة الإنجليزية وما يقابلها باللغتين العربية والفرنسية، مع ملاحظات تفسيرية باللغة العربية فقط. ولقد أصبح من الضروري تحديث هذا القاموس بإدماج المعطيات الجديدة التي ظهرت في عالم الأرشيف وخاصة في مجال الأرشيف الإلكتروني.
وإذا أراد الأرشيفيين العرب أن يبلغوا مقاييس العصر الحالي في مجال ممارسة مهنتهم، عليهم أن يلتزموا بتحديث معارفهم، ليس فقط بالاشتراك بطريقة فعّالة في المؤتمرات التي ينظّمها المجلس الدولي للأرشيف، بل أيضاً باستيعاب المعلومات الجديدة في علم الأرشيف المتابَعة والممارسَة يومياً على شبكة الإنترنت. و هكذا تمكّنا من العثور على 190 مصطلحاً جديداً باللغتين الفرنسية والإنجليزية من بعض أحدث المنشورات الدولية. وقد تمّ انتزاع 94 مصطلحاً منها من المفردات التقنية الدقيقة ضمن الأرشيف الإلكتروني. ومن المستحيل أن نتمكّن من ترجمة المنشورات الأرشيفية الجديدة إلى اللغة العربية، ما لم نبدأ أوّلاً بقاموس خاص بنا في " قاموس المصطلحات الأرشيفية العربية " وأن نستمرّ بتحديثه سنوياً نظرا للتقدم السريع للعلوم و التكنولوجيات.
إنّ العمل المطلوب إنجازه وتكملته ليس بسيطاً، لأنه لا يكفي أن نضع المصطلحات المقابلة في اللغة العربية ضمن المصطلحات الأرشيفية، بل أن نستمرّ في شرح ووصف مختلف الأوجه ضمن مهنتنا لكلّ مصطلح، في ضوء المواد العلمية والتكنولوجية الجديدة المكتسبة. إنّ قراءة قاموس الأرشيف العربي والإطلاع عليه سوف يتيح الفرصة، وخاصة أمام جيل الأرشيفيين من الشباب، أن يعوا بعلم الأرشيف في شموليته، ليتمكّنوا من ترجمة التطوّر ضمن حركات مجسّدة في إنجاز أعمالنا اليومية. نعتقد أنّ العمل الذي يجب إنجازه لا يعني " المترجمين"، ليس بمفردهم على الأقلّ لأنه لا ينحصر بترجمة الكلمات، بل بإعادة تكوين وتشكيل المفاهيم الأرشيفية باللغة العربية. إنها دعوة بشكل خاص إلى الأرشيفيين المحترفين الذين هم في الإتصال اليومي مع مادة عملهم: الأرشيف.
(1) ربيع البنوري: "معجم المصطلحات الأرشيفية، إنجليزي – عربي"، منشورات الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف، تونس 1995، 101 صفحة.
(2) غسان منير سنو: "قاموس المصطلحات الأرشيفية

-Dictionary for Archival Terminology"
International Council on Archives, Arab Scientific Publishers, Lebanon, 1990, 278 p.

FRENCH TERMS OF ELECTRONIC ARCHIVES


97- ACTES AUTHENTIQUES ELECTRONIQUES
98- ADRESSE DE LOCALISATION
99- ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
100-BITS
101-BUREAUTIQUE
102-CAPACITE DES SUPPORTS ELECTRONIQUES
103-CAPTURE (LA)
104-CODAGE STANDARD
105-CODE
106-CODE BINAIRE
107-CODIFICATION
108-COURRIER ELECTRONIQUE
109-DISQUE OPTIQUE WORM
110-DONNEES ANALOGIQUES
111-DONNEES NUMERIQUES
112-ENCODAGE
113-FORMATS IMAGES
114-FORMATS MIXTES
115-FORMATS TEXTES
116-LANGAGE DE BALISAGE
117-INTEGRITE DES DONNEES ELECTRONIQUES
118-INTERFACE
119-MIGRATION DES DONNEES
120-METADONNEES
121-METADONNEES DE CONSERVATION
122-METADONNEES DE DESCRIPTION
123-METADONNEES DE GESTION
124-NORMALISATION
125-NORME
126-NUMERISER / NUMERISATION
127-OCTETS
128-PAVE ( SCEAU ET SIGNATURE )
129-PHOTO NUMERIQUE
130-PIXELS
131-PLATEFORME SDX
132-POIDS LEGAL
133-POIDS INFORMATIONNEL
134-SCANNER A PLAT
135-SIGNATURE CRYPTOGRAPHIQUE
136-SIGNATURE ELECTRONIQUE
137-SIGNATURE NUMERISEE
138-STANDARDS
139-SUPPORTS ELECTRONIQUES
140-SYSTEME INFORMATIQUE
141-TABLES DES CODES
142-TRAITEMENT DE TEXTE
143-TRANSFERT DES DONNEES ELECTRONIQUES
144-UNICODE
145-VOLUMETRIE



ENGLISH TERMS OF ELECTRONIC ARCHIVES


146-BLER ( BLOC ERROR RATE )
147-COM ( COMPUTER OUTPUT MICROFORM )
148-COSTS ELEMENTS
149-DIGITAL ARCHEOLOGY
150-DIGITAL MATERIEL
151-DIGITAL PRESERVATION
152-DLT (CASSETTES)
153-DPI ( DOT PER INCHE )
154-DTD ( DOCUMENT TYPE DEFINITION )
155-EAD ( ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION )
156-EMULATION
157-GENERAL NETWORK
158-HARD COPY
159-HTML ( HYPER TEXT MARKUP LANGUAGE )
160-HTTP (HYPER TEXT TRANSFER PROTOCOL )
161-HYBRID MODEL
162-INTRANET
163-INTERNET
164-JAVA SCRIPT
165-JPEG
166-LOCAL NETWORK
167-NETWORK
168-OAIS ( OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEME )
169-OCR ( OPTICAL CHARACTER RECOGNITION )
170-PDF ( PORTABLE DOCUMENT FORMAT )
171-PHYSICAL PRESERVATION
172-PNG ( PORTABLE NETWORK GRAPHICS )
173-PRESERVATION COPYING
174-REFORMATING
175-REFRESHING
176-ROBOTICS
177-RTF ( RICH TEXT FORMAT )
178-SECURE SERVER
179-SGML ( STANDARD GENERALIZED MARKUP LANGUAGE )
180-SQL ( STRUCTURED QUERY LANGUAGE )
181-TECHNOLOGY PRESERVATION
182-TIFF ( TAGGED IMAGE FILE FORMAT )
183-UPF ( UNIVERSAL PRESERVATION FORMAT )
184-URL
185-UVC ( UNIVERSAL VIRTUAL COMPUTER )
186-WBC
187-WORK STATION
188-W.W.W. ( WORLD WIDE WEB )
189-XML ( EXTENSIBLE MARKUP LANGUAGE )
190-XSL-T ( EXTENSIBLE STYLE LANGUAGE-Transformations)


BIBLIOGRAPHICAL SOURCES


A DICTIONNAIRE DE TERMINOLOGIE ARCHIVISTIQUE, Direction des Archives de France, Edition électronique, Février 2002, 76 pages;


B LES ARCHIVES ELECTRONIQUES, Direction des Archives de France, Ed. La Documentation Française, 2002, 103 pages;

C PRESERVATION STRATEGIES FOR ELECTRONIC RECORDS : WHERE WE ARE NOW---OBLIQUITY AND SQUINT ? , by Michèle V. Cloonan and Shelby Sanett, in <the American Archivist>, review published by The Society of American Archivist, volume 65- number 1- spring/summer 2002, pages 70 to 106.